Comportamento
Reunião: perda de tempo necessária?
“Abri minha primeira empresa aos 15 anos, e por ser um empreendedor muito jovem, trabalhava demais. Eram entre 16 e 18 horas diárias. Comecei a ficar estressado, tive gastrite e até um tumor”, conta o autor. Por conta destes problemas, que tomaram grandes proporções, Christian resolveu ir em busca de soluções para administrar melhor o tempo e aumentar a produtividade.
O executivo conseguiu melhorar sua rotina diária – agora com uma jornada de 9 a 10 horas de trabalho. Segundo ele, foi preciso persistência, já que a necessidade em se fazer reuniões – muitas vezes sem objetivo claro – é algo que já está enraizado na cultura brasileira. “Reunião não é lugar para bater papo. Você está consumindo o tempo de todo mundo. Os gastos são invisíveis, mas imensos.”
Qualquer profissão que exija contato direto com fornecedores, clientes ou fabricantes faz com que a agenda diária se transforme em um verdadeiro bicho-papão. Zé Henrique Rodrigues, dono da empresa Brainbox Design, tenta reduzir ao máximo o número de encontros para poupar tempo. “Tem muita gente que liga para fazer uma proposta de custo, um orçamento, e quer uma reunião. Com o passar dos anos, eu peguei o jeito e sei o que pode ou não se converter em trabalho real e o que é somente perda de tempo. Procuro filtrar para não ter que me deslocar para vários lugares”, diz.
Além disso, para conversar com clientes, a aposta é buscar o meio virtual para resolver qualquer problema. “Tento fazer tudo on-line. Eu só faço realmente encontros em que a presença dos clientes seja essencial.” Rodrigues garante que o maior problema é a falta de planejamento. “Já testemunhei muita reunião inútil. É por isso que criei uma forma de agilizar. Na minha empresa eu tenho poucos funcionários, então qualquer hora que eu perco é dinheiro perdido.”
Fábio Pacheco, dono da empresa Pastilhart, aponta outro problema em seu cotidiano. “Há momentos em que é difícil cumprir a agenda. Existe um cronograma, mas fatores externos acabam comprometendo, como trânsito e atrasos”, explica. No ramo há 15 anos, Pacheco utiliza comunicadores instantâneos para conversar, muitas vezes com pessoas que estão na sala ao lado. “Informação por escrito gera a necessidade de uma atitude positiva. Existe um registro do que foi combinado.”
Ele garante que é possível, com uma certa ajuda, trabalhar com profissionalismo sem perder a cabeça. “Eu tento sempre projetar um roteiro do dia. Faço a leitura dos meus e-mails pela manhã, vejo o que precisa de uma atenção maior. Além disso, eu uso muito o celular para lembrar de compromissos, além da minha secretária, que sempre me orienta”, explica Pacheco. Ou seja: difícil, mas não impossível.
Serviço
Estou em Reunião, de Christian Barbosa; ed. Agir Negócios; R$ 29,90.
