9 formas de ter mais tempo

Verifique o que demanda a sua atenção, seja na vida pessoal ou profissional, urgente ou não. Faça uma lista e veja o que pode ser feito a respeito de cada um dos itens – inclusive aqueles que têm sido protelados há um tempão. Separe os que precisam de uma ação futura e reserve-os. Concentre-se no que deve ser feito com prioridade, defina quando deve ser feito ou se pode ser delegado a alguém. Muitas vezes é mais eficiente trabalhar com uma lista de checagem, ou check-list, em vez de uma lista de tarefas, especialmente se algumas tarefas corriqueiras, mas importantes, estão sendo proteladas ou esquecidas. Se tem facilidade para usar a tecnologia, invista algum tempo aprendendo a usar programas no computador ou a programar seu celular. Se não for o caso, uma agenda, post-its e bloco de anotações podem ser muito úteis.

2 Faça escolhas

Se determinar o que é importante neste momento para você, terá mais facilidade para separar o que merece ganhar seus preciosos próximos minutos ou horas. Como se define uma prioridade? Primeiro pense nos seus desejos e medos, no que quer fazer nos próximos dois meses ou antes de morrer. Depois defina os objetivos e coloque-os no papel (sim, pode levar alguns minutos, mas é importante para ajudar no foco e evitar adiamentos). Por fim, esteja aberto e atento às oportunidades. Sempre que aquele pensamento de “o que faço agora?” vier à sua cabeça, procure investir alguns minutos em tarefas importantes e que podem levar você aonde quer chegar. Assim que as pendências forem sendo rapidamente eliminadas e quanto mais objetivos forem sendo alcançados, mais sua autoconfiança aumentará.

3 Acabe com o desperdício e com o dispensável

Pare e reflita: o que anda roubando o seu tempo? Se não está bem claro, pergunte a quem convive com você. Rapidamente descobrirá que aquelas horas excessivas no videogame ou em redes sociais poderiam se transformar em boas oportunidades para aproveitar melhor o seu tempo. Abrir espaço nas gavetas, armários, mesa de trabalho e na mente, descartando o que é dispensável, também ajuda a organizar as ideias, alivia e propicia bem-estar. Defina um momento diário, semanal ou mensal para livrar-se do que não precisa mais.

4 Tire os sapatos, coloque os óculos 3D ou de sol

Relaxe e planeje seus momentos de lazer. Agendar o que pode ser feito aumenta as chances de que tudo ocorra bem, com menos imprevistos. Se não programar o que fará em seus momentos de folga, há o grande risco de perder horas valiosas em frente a algum programa de tevê ou em páginas inúteis na internet. E o que é pior, ficará com aquela incômoda sensação de que o tempo passou e nada foi feito para aproveitá-lo.

A qualidade do descanso e do sono influencia o desempenho profissional, a saúde, o equilíbrio emocional, o humor e a disposição para se aproveitar bem o tempo. Planeje também um tempo totalmente livre, nem que sejam apenas 15 minutos por dia. Mas é livre mesmo, sem mensagens no celular, conferências na agenda ou leituras. A meditação, que relaxa e libera as tensões acumuladas, está liberada.

Na mesa de trabalho do gerente de vendas Mário Canaan, 48 anos, além do computador, ficam à mão seu Blackberry e sua agenda, sempre aberta no dia atual. Viúvo e pai de dois filhos, ele aprendeu a se organizar com o uso da tecnologia e, dessa forma, tem conseguido aproveitar bem seu tempo. “Às vezes tenho de abdicar de algumas coisas, mas normalmente é a tevê que eu deixo de lado. Recebo a Gazeta do Povo e leio à noite, não é notícia tão quente, mas eu fico informado”, diz. Em casa, mantém um quadro com os aniversários do mês, que preenche com a ajuda do celular e do filho de 14 anos. Compras de supermercado, faz pela internet. “Ganho o tempo de ir e vir, combustível, tempo de fila, de ensacolar, de colocar e tirar do carro”, enumera. Com os e-mails também já encontrou uma forma de se organizar: “Decidi não ter barra de rolagem na minha caixa de entrada. Se não interessa vai para o lixo e o restante arquivo em uma das várias pastas que criei”. Uma delas é a pasta “boas”, para os momentos de descontrair e motivar a equipe com e-mails bem-humorados.

5 Se quiser fazer algo bem feito, aprenda a delegar

Você pensa em delegar algumas tarefas, mas pensa novamente e acha melhor deixar por sua conta mesmo. Seja pelo sentimento de culpa, por achar que se fizer será mais rápido, ou que terá um resultado garantido, muitas tarefas simples deixam de ser delegadas. Se quer ganhar tempo para projetos mais importantes, veja o que pode ser feito por quem está à sua volta, dê orientações, monitore o trabalho, estabeleça prazos e identifique problemas potenciais. Não se pode esquecer do feedback, um retorno é importante para motivar e encorajar bons desempenhos.

6 Diga “não” todos os dias

Não, você não será mesquinho ou egoísta quando se negar a fazer algo que pode atrapalhar ou afastá-lo de seus objetivos. Lembre-se que sempre que assumir um novo compromisso, terá de interromper ou adiar outro. Por isso seja solidário consigo mesmo e diga “não” sempre que algo ameace seu tempo. O importante é dizer não de forma neutra (sem parecer mal-humorado ou arrogante) e explicar o motivo. Sempre é possível se oferecer para ajudar em alguma outra coisa, em outro momento. Evite ficar se desculpando. Em vez de dizer: “Hoje não posso porque minha casa está uma bagunça há dias e tenho de arrumá-la” ou “Não posso ficar até tarde hoje no trabalho porque faltei na academia a semana inteira”, diga que conta com aquele horário para organizar pendências em casa ou que definiu aquele período para sua atividade física.

7 Desvio não é atalho

Não importa onde esteja, as distrações estarão sempre ao seu lado, seja no latido do cachorro, na ambulância que parou na esquina, na fofoca da mesa ao lado ou nos e-mails com assuntos curiosos. Esteja alerta e tente terminar o que começou. Monitore suas atividades para encontrar o que lhe tira do rumo e então reforce o foco. No trabalho, comece sempre pelo que é mais importante caso contrário as atividades menos relevantes e distrações são realizadas primeiro, aumentando a ansiedade e a tensão ao longo do dia e facilitando adiamentos e perda de prazos.

8 Deixe (e não deixe) para depois

Compromissos pré-definidos podem ser flexíveis, mas não dá para ficar “matando” a academia ou a aula de francês por querer adiantar qualquer coisa no trabalho ou por uma “crise” familiar. Verifique se aquilo que vai lhe afastar de seus compromissos não pode ser resolvido quando estiver livre.

Por outro lado, se é importante, faça o quanto antes. Quem deixa para fazer na última hora e sob pressão corre o risco de não ter tempo para corrigir eventuais erros e fica refém de imprevistos que podem fazê-lo estourar o prazo. “A procrastinação é o grande vilão da administração do tempo. Entra furtivamente em sua vida e depois sai correndo com um de seus bens mais preciosos – seu próprio tempo”, afirma Marc Mancini, em seu livro Como Administrar seu Tempo.

9 O bom uso do e-mail

Dê o exemplo e escreva sempre mensagens curtas (mas sem esquecer das saudações e do agradecimento pela atenção). Sempre coloque informações úteis e precisas no campo de assunto, assim poupa-se tempo da pessoa que vai recebê-lo, além de ser mais fácil de encontrar a mensagem caso seja arquivada. Verifique também quem realmente precisa receber aquela mensagem e avalie se não é o caso de esquecer o e-mail e dar um telefonema. Se os e-mails o distraem no trabalho, defina um período para consultar sua caixa de entrada, seja de meia em meia hora, ou três vezes ao dia.

Superdicas para Administrar o Tempo e Aproveitar Melhor a Vida, de Dulce Magalhães (Ed. Saraiva, R$ 11,90).

Você sabe administrar seu tempo? de James Manktelow (Ed. Senac São Paulo, R$ 25,00).

Como administrar seu tempo, de Marc Mancini, (Ed. Sextante, R$ 14,90).

Mais tempo, mais dinheiro, de Gustavo Cerbasi e Christian Barbosa (Ed. Thomas Nelson Brasil, R$ 34,90).

Quem roubou o meu tempo?, de Ernesto Artur Berg (Ed. Juruá, R$ 35,90).

Até que enfim mais tempo!, de Mark Foster (Ed. Fundamento, R$ 28,60).

Tempo e Sucesso, de Alan Schlup Sant’anna. (Ed. Cócegas, R$ 29,75).

Os preços foram consultados nas Livrarias Curitiba, (41) 3330-5118.

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